客户来访接待流程

Beijing Zhonglianjian Composite Materials Co. ,Ltd.

客户来访接待流程

一. 接待前准备

 市场部

1. 提前联系客户，确定来访日期、人数、航班、酒店等内容。 2. 帮客户提前预约酒店，餐厅，旅游路线。 3. 整理翻译公司宣传资料，样品。 4. 根据客户习惯和爱好，准备礼品。

5. 若需其他语种翻译，提前联系，并提供我公司简介和洽谈资料，供其提前准备。

（复习之前来访，往来邮件所谈内容，提取出重点）

6. 部门领导组织讨论会，确定工作分工，洽谈内容，接待注意事项等，并填写《客

户接待准备表》（附表一）。

7. 确定商务洽谈重点，双方之前存在的结点，并制定洽谈办法，制定此次洽谈要

达到的结果，目的性。

8. 部门组织人员可分为两项职责：接待及商务。接待侧重点按程序流程安排，商

务专业侧重点放在有针对性突破结点，扩大合作，争取达到目的。

 生产部

1. 生产部配合市场部准备洽谈资料，样品，如：原材料进厂及每道工序检测数据，

产品作业指导书和检测报告。

2. 联系工厂负责人，告知参观工厂的时间、人员、样品准备、会议室布置等内容，

确保参观顺利进行。

 综合管理部

1. 负责会场布置，准备饮品、水果、鲜花等。 2. 打扫卫生，调好室内温度。

3. 通知发廊足疗等人员，保持门口卫生，不能在门口闲坐。  领导

1. 组织讨论会，审核、指导、确定接待工作，提出意见和建议。

2. 若有必要，跟客户见面洽谈。

二. 接待工作

1. 接待人员着装得体，谈吐礼貌、大方。

2. 市场部根据洽谈安排介绍公司情况，产品优势等。

3. 生产部根据洽谈安排介绍工厂情况、产品工艺、检验标准等内容。 4. 两部门共同了解客户公司情况、市场需求等问题。 5. 两部门共同提出我方和双方关心的问题，讨论解决方案。

6. 会议记录人员如实记录洽谈内容，整理洽谈纪要。填写《英文会议纪要》（附表二）。 7. 翻译人员提前了解洽谈内容，如实翻译双方洽谈内容，尽量准确规范。 8. 参观工厂时要合理安排午饭和参观时间，减少不必要的时间浪费。 9. 合理安排会议以外的接待工作，如吃饭、游玩、购物等活动。 10. 会议结束当天整理《英文会议纪要》，交给客户确认签字。

三. 接待后工作

 市场部

1. 内部开会讨论做自我评价，找出接待工作的进步与不足。 2. 讨论整理洽谈纪要，填写《客户来访洽谈纪要》（附表三）。 3. 将《客户来访洽谈纪要》发送至所有员工邮箱，征求意见和建议。 4. 根据客户需求，落实洽谈的具体工作，如：准备样品。 5. 通知生产部样品生产等相关事宜。

6. 给客户回函，确认双方所谈事宜，安排后续工作，发送电子版《英文会议纪要》。

相关照片整理，发给客户

7. 开会时向领导和全体员工汇报接待工作情况，征求意见和建议。  生产部

1. 按照客户和市场部要求，落实洽谈的具体工作并告知工厂。 2. 严格监督工厂生产，确保样品质量。  综合管理部

1. 整理会场，打扫卫生。  所有员工

1. 认真阅读市场部发送的《客户来访洽谈纪要》，以邮件，QQ，口头等方式提

出意见和建议。

2. 开会时对接待工作给予评价，打分，填写《接待工作考核》（附表四）。

四个附表将附在这个流程后面，目前正在整理修改。